Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Koordinator sestankov
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo organiziranega in podrobno usmerjenega koordinatorja sestankov, ki bo odgovoren za načrtovanje, usklajevanje in upravljanje sestankov v našem podjetju. Ta vloga zahteva izjemne komunikacijske sposobnosti, sposobnost večopravilnosti in pozornost do podrobnosti, da se zagotovi nemoten potek sestankov in učinkovita komunikacija med vsemi vpletenimi stranmi.
Koordinator sestankov bo odgovoren za pripravo dnevnih redov, rezervacijo prostorov, usklajevanje urnikov in zagotavljanje, da so vsi udeleženci ustrezno obveščeni o podrobnostih sestanka. Prav tako bo sodeloval pri pripravi gradiv, zapisovanju zapisnikov in spremljanju izvedbe dogovorjenih nalog. Ključnega pomena je sposobnost hitrega prilagajanja spremembam in reševanja morebitnih težav, ki bi lahko vplivale na potek sestankov.
Uspešen kandidat bo imel izkušnje z upravljanjem koledarjev, uporabo programske opreme za načrtovanje sestankov in bo sposoben učinkovito komunicirati s sodelavci na vseh ravneh organizacije. Prav tako bo moral biti sposoben delati pod pritiskom in obvladovati več nalog hkrati, pri čemer bo ohranjal visoko stopnjo natančnosti in profesionalnosti.
Če ste oseba, ki uživa v organizaciji, ima odlične sposobnosti upravljanja časa in želi prispevati k učinkovitemu poslovanju podjetja, vas vabimo, da se prijavite na to delovno mesto.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Načrtovanje in usklajevanje sestankov ter dogodkov.
- Priprava dnevnih redov in distribucija ustreznih gradiv.
- Rezervacija prostorov in zagotavljanje tehnične podpore.
- Zapisovanje zapisnikov in spremljanje izvedbe dogovorjenih nalog.
- Komunikacija z vsemi udeleženci sestankov in zagotavljanje pravočasnih obvestil.
- Upravljanje koledarjev vodstvenih delavcev in ključnih zaposlenih.
- Reševanje morebitnih težav, povezanih z organizacijo sestankov.
- Sodelovanje z različnimi oddelki za zagotavljanje nemotenega poteka sestankov.
Zahteve
Text copied to clipboard!- Izkušnje z organizacijo sestankov ali podobnimi administrativnimi nalogami.
- Odlične komunikacijske in organizacijske sposobnosti.
- Sposobnost večopravilnosti in prilagajanja spremembam.
- Poznavanje programske opreme za načrtovanje sestankov (npr. Microsoft Outlook, Google Calendar).
- Sposobnost dela pod pritiskom in spoštovanje rokov.
- Pozornost do podrobnosti in natančnost pri delu.
- Samoiniciativnost in sposobnost samostojnega dela.
- Znanje tujih jezikov je prednost.
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kako bi organizirali sestanek z več udeleženci iz različnih časovnih pasov?
- Kako ravnate v primeru, ko se sestanek nenadoma odpove ali prestavi?
- Katere programske rešitve ste uporabljali za načrtovanje sestankov?
- Kako zagotavljate, da so vsi udeleženci dobro pripravljeni na sestanek?
- Kako se spopadate s stresnimi situacijami in kratkimi roki?
- Ali imate izkušnje z zapisovanjem zapisnikov in spremljanjem izvedbe nalog?
- Kako bi izboljšali učinkovitost sestankov v našem podjetju?
- Kako ravnate v primeru konfliktov med udeleženci sestanka?
